30.9.2025.

 

 

 

Piše: Ivanka Birtić, računovodstveni servis Savršeno računovodstvo d.o.o.

 

Pitanje jednog mog klijenta je bilo na koji način da postavi kontrole koje bi dovele do toga da se što manje događaju greške u knjigovodstvenim knjiženjima i da se  što lakše detektiraju?

Kontrola ispravnih knjiženja u knjigovodstvu izuzetno je važna kako bi se osigurala točnost financijskih izvještaja, poštivanje zakona i spriječile greške ili prijevare.

Evo najboljeg načina za provedbu kontrole ispravnih knjiženja u knjigovodstvu firme, kroz nekoliko ključnih koraka:

 1. Postavljanje internih kontrola (kontrolni mehanizmi)

• Raspodjela zadataka: Različite osobe trebaju unositi, provjeravati i odobravati knjiženja.
• Dvostruka provjera (double-check): Knjiženja ne smiju prolaziti bez provjere od strane druge osobe.
• Odobrenja i potpisi: Za veće iznose ili posebna knjiženja potrebna su odobrenja nadređenih

 2. Standardizacija knjiženja

• Koristite kontni plan koji je usklađen s važećim računovodstvenim standardima (HSFI ili MSFI).
• Izradite knjigovodstveni priručnik s jasno definiranim pravilima knjiženja (primjeri, tipične situacije).
• Implementirajte automatizirana knjiženja tamo gdje je moguće (npr. kod obračuna plaće, amortizacije).

 3. Upotreba knjigovodstvenog softvera s kontrolnim funkcijama

• Softveri kao što su Synesis, Pantheon, 4D Wand, e-racuni, SAP nude:
  • Validaciju unosa
  • Automatsku kontrolu salda konta
  • Evidenciju promjena i korisničkog pristupa
  • Upozorenja za negativne ili nelogične salda

4. Mjesečna i godišnja usklađenja

• Usklađenje salda:
  • Knjiga ulaznih/izlaznih računa s glavnom knjigom
  • Kasa i blagajna s stvarnim stanjem
  • Bankovni izvod sa saldom računa
  • Stanja kupaca i dobavljača (kartice) s izvještajima
• Kontrola konta:
  • Kontrola konta bez prometa
  • Kontrola konta s negativnim saldom gdje to nije logično (npr. troškovni konti)

 5. Kontrolni popis (checklista) za redovnu provjeru

Primjer mjesečnog kontrolnog popisa:

• Sva knjiženja imaju dokumentaciju?
• Datum knjiženja odgovara razdoblju?
• PDV pravilno evidentiran?
• Ispravna primjena konta?
• Salda konta su u skladu sa stvarnim stanjem?
• Devizna knjiženja imaju točan tečaj?

 6. Edukacija i stalna obuka zaposlenika

• Redovne edukacije o novim poreznim propisima i računovodstvenim standardima.
• Radionice o tipičnim greškama u knjiženju i kako ih izbjeći.

 

 Zaključak:

Kombinacija automatizacije, kontrolnih procedura, stručnog znanja i redovitih provjera najbolji je način da osigurate ispravna knjiženja. Ključ je u sustavnom pristupu koji uključuje prevenciju, detekciju i korekciju grešaka.

Foto:Pexels.com

PROMO