Piše: Andreja Rambrot Malenica, profesionalni coach

Početak je studenoga i sada je pravo vrijeme da se zapitate jeste li ostvarile ciljeve koje ste si postavile za ovu godinu? Ako osjećate da ste radile intenzivno, da ste neprestano zauzete, ali ključni, dugoročni rezultati i dalje izostaju, odgovor se možda krije u jednoj vještini koju mnogi lideri preskaču – pravilnom delegiranju.

 

Bez brige, niste jedine.

Mnoge poduzetnice i menadžerice, posebno u fazi rasta poslovanja, nesvjesno upadaju u zamku mikromenadžmenta i pretjeranog preuzimanja operativne odgovornosti. Iako je prirodno željeti da sve bude savršeno, činjenica je da vas to sputava. Podsjetite se, stavljene ste na mjesto za donošenje ključnih strateških odluka i rad na dugoročnoj viziji, a ne za pisanje e-mailova ili popunjavanje tablica. Vaš najvrjedniji resurs su vaše vrijeme i energija, a zadržavanje na operativi izravno usporava rast vaše tvrtke.

 

Zašto je teško prepustiti kontrolu?

Razlozi se uvijek kriju u mindsetu: strah od propusta, vjerovanje da nitko to ne može napraviti kao vi, ili samo navika da se brzo „uskoči“ i riješi problem. Zamislite da ste vlasnica IT tvrtke. Ako vi, kao CEO, i dalje provjeravate sve račune ili odobravate sve putne naloge (što bi vaš administrativni tim trebao savršeno znati), niste u mogućnosti dogovoriti strateško spajanje s manjom tvrtkom koje bi vam donijelo ulazak na novo tržište, zar ne?

Vaš fokus na zadatke niske vrijednosti košta vas prilike za značajan rast. Drugim riječima, prolazi li vam tjedan u gašenju malih požara, umjesto u razradi plana za idući kvartal, to je znak da hitno trebate početi delegirati.

 

Kako pravilno delegirati?

Delegiranje nije samo „prebacivanje posla“ na nekog drugog. To je strateška vještina koja zahtijeva promišljen pristup i povjerenje. Danas ću vam u te svrhe predstaviti model P.O.D.U.K., koji će vam pomoći da zadatke prebacite na strukturiran i učinkovit način.

 

Korak 1: P – Predmet

Najprije se zapitajte, što trebate napraviti i zašto? Nikada nemojte delegirati zadatak bez objašnjenja šire svrhe. Tu vas podsjećam na Paretovo pravilo 80/20. Prije nego što uopće krenete s delegiranjem, pametno bi bilo najprije identificirati zadatke koje netko drugi može odraditi 80% dobro uz manje od 20% vašeg vremena. To su idealni zadaci za delegiranje (npr. redovito izvještavanje, organizacija internih događaja, administracija društvenih mreža). Nakon toga svakako definirajte rok i cilj te budite kristalno jasni oko krajnjeg željenog rezultata.

Na primjer: „Potrebno je kreirati novu HR strategiju (što) jer želimo zadržati talente i smanjiti fluktuaciju za 15% iduće godine (zašto).“

 

Korak 2: O – Ovlast

Pitanje delegiranja za sobom često povlači i pitanje slobode koju (ne)dajete osobi. I upravo se tu krije ključ za izbjegavanje mikromenadžmenta. Zato, jasno definirajte razinu autonomije na jedan od ponuđenih četiri načina

• Potpuna ovlast: Osoba donosi odluke samostalno unutar zadanih okvira.
• Konzultacija: Osoba predlaže rješenje, ali je potrebno vaše konačno odobrenje.
• Preporuka: Osoba prikuplja podatke i daje preporuku, a vi donosite konačnu odluku.
• Savjet iz prakse: Delegirajte punu odgovornost nad cijelim procesom (npr. vođenje projekta od početka do kraja), a ne samo djelomične zadatke.

 

Korak 3: D – Dokumentacija

Nakon što ste odredili zadatak i razinu ovlasti, sljedeće pitanje koje si trebate postaviti je ima li osoba sve što joj treba? Osigurajte da su dostupni svi resursi, alati, budžet i prethodna dokumentacija ili predlošci. Ovdje pak vas podsjećam na otvorena i zatvorena pitanja.

Kako se zaposlenici često boje pitati kako ne bi ispali glupi u očima nadređenih, zamijenite svoje pitanje „Imaš li sve informacije“ s pitanjem „Reci mi, koje su ti informacije još potrebne?“. Na taj način, osobu „tjerate“ da dodatno promisli o zadatku koji joj delegirate.

 

Korak 4: U – Upravljanje

Idući korak koji trebate učiniti je dogovoriti format i učestalost praćenja napretka, odnosno kako ćete mjeriti uspjeh. Koji su to KPI-jevi? Kada ćete imati kratke, fiksne sastanke, kako biste provjerili napredak. Umjesto da pitate „Kako vam ide?“, predlažem da dogovorite fiksni sastanak, recimo petkom u 9:00 sati, u trajanju 10 minuta.

I ovdje vam skrećem pozornost na još jednu zamku. Prije ili kasnije, tim će vam doći s problemom vezanim za zadatak koji ste delegirali. Umjesto da im ponudite rješenje, pitajte ih: „Što ste sve već napravili? Koje su vam opcije?“ Na taj način osobu ili tim tjerate na razmišljanje i razvijate liderske sposobnosti.

 

Korak 5: K – Komunikacija

Došli smo i do zadnjeg, ali itekako važnog koraka, koji delegiranje pretvara iz administrativnog procesa u alat za razvoj tima. Ključno je odmah na početku jasno imenovati jednu osobu kao voditelja projekta (Single Point of Contact – SPOC), čime se eliminira prebacivanje odgovornosti i osigurava da ste vi, kao lider, rasterećeni suvišnih upita. Tako će sve relevantne komunikacije s internim i eksternim dionicima ići preko te imenovane osobe. Nadalje, vaš je zadatak kao lidera eksplicitno povezati uspjeh zadatka s rastom i razvojem te osobe.

Umjesto da govorite samo o ciljevima tvrtke, naglasite da je to projekt visoke vidljivosti koji razvija ključne vještine (poput strateške analize ili upravljanja proračunom), te da će uspješno izvršenje otvoriti put za preuzimanje većih odgovornosti ili formalno napredovanje. Time se delegirani zadatak vidi kao prilika za profesionalni iskorak, a ne kao dodatni teret, što stvara motivaciju i osjećaj vlasništva nad konačnim rezultatom.

 

A na što da se fokusirate nakon delegiranja?

Kada uspješno delegirate, vi ne oslobađate samo prostor u svom kalendaru, već i ključni mentalni kapacitet koji je vaš najvrjedniji resurs. Taj prostor morate usmjeriti isključivo na rad koji donosi najviše vrijednosti poduzeću u budućnosti, rad zbog kojeg ste na liderskoj poziciji.

Vaš fokus sada mora biti na temeljnim polugama rasta, što prvenstveno uključuje analizu tržišta i viziju. Tu umjesto gašenja operativnih požara vi imate vremena za duboku analizu trendova, procjenu novih poslovnih modela i pronalaženje sljedećeg velikog izvora prihoda koji će pozicionirati vašu tvrtku za idućih nekoliko godina. Istovremeno, vaša energija mora biti usmjerena na razvoj liderstva u timu.

Što to znači? Aktivno se uključite u mentoriranje ključnih zaposlenika i kreiranje sustava nasljeđivanja, jer će vam to osigurati da imate sposobne pojedince spremne preuzeti buduće vodstvo, a ne samo one koji izvršavaju zadatke.

Naposljetku, ključno je posvetiti se optimizaciji procesa, gdje prestajete raditi u sustavu (baviti se svakodnevnom operativom) i počinjete raditi na sustavu fokusirajući se na automatizaciju, standardizaciju procedura i izradu interne dokumentacije koja će dugoročno smanjiti potrebu za vašim angažmanom.

Delegiranje stoga nije luksuz niti samo otpuštanje zadataka, već strateška investicija u kapacitet tima i jedini pouzdan put do ostvarenja ključnih, vizionarskih ciljeva.

Zato, toplo vam preporučujem da iskoristite vrijeme prije kraja godine za ovaj kritični rad i osigurajte da iduća godina krene s ostvarenim strateškim temeljima, a ne s neostvarenim ambicijama zbog prevelike opterećenosti operativom.

Foto:Privatna arhiva